איך אנחנו עובדים

מתחילים בתהליך העסקי, לא בבחירת מערכת

Digitise עוזרת לארגונים להחזיר סדר ושליטה למידע ולתהליכי העבודה שלהם. כשפניות, משימות והחלטות מפוזרות בין אנשים, קבצים ומערכות, קשה לדעת מה קרה, מי אחראי ומה הצעד הבא. אנחנו מתחילים במיפוי העבודה כפי שהיא מתרחשת בפועל, ורק אחר כך בוחרים כיצד לשפר אותה.

העבודה יכולה לכלול מערכת CRM, תהליכי תפעול ופיננסים, חיבור בין מערכות או פיתוח מותאם. אין פתרון אחד שמתאים לכל ארגון. Zoho היא אחת המערכות שבהן אנחנו מתמחים, ואנחנו ממליצים עליה כשדרישות התהליך מצדיקות זאת.

איך אנחנו חושבים על תהליך

באפיון אנחנו בודקים מה מתחיל את התהליך — למשל פנייה חדשה, הזמנה או בקשת שירות — ואילו מצבי סיום אפשריים לו. אחר כך אנחנו עוברים בין השלבים: מי מקבל את המידע, אילו החלטות מתקבלות, היכן נדרש אישור, מה עובר בין מערכות ומה קורה כשדבר מה מתעכב או נכשל. כך אפשר למצוא את מקור הבעיה במקום להוסיף עוד כלי שיטפל רק בסימפטום.

את האפשרויות אנחנו מציגים יחד עם המגבלות שלהן: התאמה של מערכת קיימת, שילוב בין כלים, שינוי בתהליך העבודה או פיתוח ייעודי. הבחירה נבחנת לפי התועלת לצוות ולהנהלה, המורכבות, יכולת התחזוקה והאפשרות להתרחב בהמשך.

איך נראה פרויקט איתנו

1. היכרות ואבחון: מבינים מה קשה לנהל היום, מי מושפע מהבעיה ומה צריך להשתנות כדי שהפרויקט ייחשב מוצלח.
2. אפיון וחלופות: ממפים את התהליך, את המידע ואת נקודות הכשל; מגדירים אחריות, אפשרויות פתרון ושלבי ביצוע.
3. בנייה ובדיקות: מתאימים, מחברים או מפתחים את הפתרון ובודקים אותו מקצה לקצה, כולל מקרים חריגים ונתונים שאינם מגיעים כצפוי.
4. הטמעה הדרגתית: מתחילים בהיקף שניתן ללמוד ממנו, עובדים עם האנשים שישתמשו במערכת, מתעדים ומתקנים לפני הרחבה.
5. שיפור מתמשך: בוחנים מה עובד בשגרה, מה עדיין דורש פעולה ידנית ואילו התאמות נחוצות כשהארגון משתנה.

מי מעורב ומה נשאר אצלכם

פרויקט טוב צריך בעל אחריות ברור גם בצד שלנו וגם בצד הארגון. אנחנו עובדים עם מי שמכיר את התהליך, עם האנשים שיפעילו אותו ועם מקבל החלטה שיכול להכריע בין חלופות. לאורך העבודה חשוב לנו להשאיר החלטות, הגדרות ותהליכים מתועדים, כדי שהידע לא יישאר רק אצל אדם אחד.

הגישה הזאת מתאימה במיוחד לארגון שגדל מעבר ליכולת לנהל את העבודה מהראש, מגיליונות או מהודעות; לארגון שיש לו מערכת קיימת אך אין לו תמונה אמינה; או לצוות שמבצע שוב ושוב העתקות ותיקונים בין כלים שאינם מדברים זה עם זה. אם לא ברור עדיין איזו מערכת דרושה, זהו מקום טוב להתחיל בו.

הצעד הראשון

בשיחת היכרות נבקש להבין את המצב הנוכחי, את התוצאה הרצויה ואת המגבלות שצריך לקחת בחשבון. נוכל להסביר אילו שאלות דורשות אפיון נוסף ואילו כיווני פתרון כדאי לבדוק. אין צורך להגיע עם רשימת מוצרים או מפרט טכני מוכן.

ספרו לנו מה קורה אצלכם ונבדוק יחד מאיפה נכון להתחיל.